Утверждён порядок действий при сбоях системы электронных перевозочных документов

С 1 сентября 2026 года транспортные накладные и другие перевозочные документы оформляют электронно. Дополнительного переходного периода Федеральный закон № 140-ФЗ не предусматривает. Если сервисы недоступны больше часа, Минтранс относит это к нештатной ситуации.

Первое действие при сбое — выяснить через аккредитованного оператора, какая система не работает, и зафиксировать время первой ошибки. Уже начатую электронную перевозку нельзя переводить на бумагу только потому, что документ не отправляется.

Какие документы перевели в электронную форму

По разъяснениям Минтранса России, с 1 сентября 2026 года в электронном виде оформляют:

• транспортную накладную;
• заказ и заявку на автомобильную перевозку;
• транспортную железнодорожную накладную;
• грузовую накладную при воздушной перевозке;
• экспедиторские документы.

Электронные документы направляют в государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД. Компания не может подключиться к ней напрямую. Обмен идёт через аккредитованного оператора информационной системы ЭПД, включённого в реестр Минтранса.

Этот порядок закреплён Правилами обмена электронными перевозочными документами, утверждёнными постановлением Правительства РФ от 21 мая 2022 года № 931. Постановление действует до 1 сентября 2028 года.

Для руководителя это означает, что сбой может произойти на двух участках: в ГИС ЭПД или в системе оператора. Самостоятельно определить источник ошибки по сообщению на экране удаётся не всегда. Подтверждение нужно запрашивать у оператора.

Когда сбой становится нештатной ситуацией

Минтранс России утвердил Регламент действий при нештатных ситуациях при оформлении и предъявлении ЭПД версии 1.0 от 31 августа 2026 года. Документ охватывает недоступность ГИС ЭПД, системы оператора и систем во время регламентных работ.

Недоступность сервисов дольше одного часа регламент относит к нештатной ситуации. Поэтому время первой ошибки нужно зафиксировать: без него компания не сможет подтвердить продолжительность сбоя и выбрать предусмотренный порядок действий.

Регламент распределяет действия между оператором ИС ЭПД, участником перевозки и водителем. Но доступные материалы не содержат полного официального текста с пошаговыми командами для каждой стороны. Внутреннюю инструкцию нельзя выдавать за дословное воспроизведение регламента, пока компания не сверила её с официальным экземпляром документа.

Почему нельзя сразу перейти на бумагу

Законодательство не предусматривает смешанный документооборот по одной перевозке. Если документ начали оформлять электронно, завершить его нужно в электронной форме. Документооборот, начатый на бумаге, заканчивают на бумаге.

Случаи, когда перевозочный документ разрешено оформить на бумаге, устанавливает Минтранс России. Сам факт ошибки или временной недоступности сервиса не даёт диспетчеру права менять формат по своему усмотрению.

Практический порядок должен быть другим. Диспетчер фиксирует начало сбоя, связывается с оператором и выясняет, затронута ли ГИС ЭПД или система самого оператора. Затем компания сопоставляет ситуацию с Регламентом версии 1.0 и проверяет, разрешает ли акт Минтранса бумажное оформление именно в этом случае.

До такой проверки уже начатую электронную перевозку на бумагу не переводят. Иначе по одной перевозке появятся документы в двух форматах, хотя Минтранс прямо указывает, что смешанный документооборот не предусмотрен.

Что поручить диспетчеру и водителю

Внутренняя инструкция нужна не для пересказа закона, а для распределения решений внутри компании. В ней следует указать:

• кто связывается с оператором и получает подтверждение сбоя;
• где фиксируют время первой ошибки и восстановления доступа;
• кто решает вопрос о допустимом формате документа;
• какие сведения передают водителю;
• где хранят сообщения оператора и другие подтверждения недоступности системы.

Право менять формат документа не следует оставлять водителю или диспетчеру без отдельного решения ответственного сотрудника. Они видят ошибку, но могут не знать, относится ли она к ГИС ЭПД, системе оператора или рабочему месту компании.

Правила, утверждённые постановлением Правительства РФ № 931, отдельно определяют лицо, ответственное за выпуск транспортного средства на линию. Его назначает руководитель организации или индивидуальный предприниматель. Однако эта функция связана с техническим состоянием и безопасной эксплуатацией транспорта. Из постановления не следует автоматически, что тот же сотрудник должен принимать решение о формате перевозочного документа. Ответственного за ЭПД лучше назначить прямо во внутреннем порядке.

Отдельная развилка для иностранных участников

Иностранный оператор электронного документооборота не может обмениваться документами с ГИС ЭПД. Иностранное лицо участвует в обмене через российского аккредитованного оператора, если зарегистрировано в России и имеет электронную подпись.

Для отдельных каботажных перевозок с участием иностранных перевозчиков Минтранс допускает бумажную транспортную накладную. Это специальное исключение. Его нельзя переносить на внутренние перевозки российских компаний.

Что сделать при первом сообщении об ошибке

Зафиксируйте точное время сбоя и номер перевозки. Затем запросите у аккредитованного оператора подтверждение: недоступна ГИС ЭПД или его собственная система.

Если недоступность не превысила одного часа, продолжайте работать через оператора и следите за восстановлением доступа. Не меняйте формат уже начатого документа только из-за первой ошибки.

Если сервисы недоступны больше часа либо оператор сообщил о регламентных работах, применяйте Регламент версии 1.0 от 31 августа 2026 года. Бумажный документ оформляйте только тогда, когда такой случай прямо предусмотрен актом Минтранса.

До включения этого алгоритма во внутреннюю инструкцию сверьте действия диспетчера, водителя и ответственного сотрудника с полным официальным текстом регламента. Общая схема не заменяет проверку конкретной перевозки и документов по ней.